Qu’est-ce que le GDPR ou RGPD ?

Le GDPR (General Data Protection Regulation) ou RGPD (Règlement Général pour la Protection des données) est une nouvelle réglementation européenne qui vise à renforcer et unifier la protection des données personnelles pour les individus au sein de l'Union européenne. Cette nouvelle règlementation est applicable dans tous les pays européens à partir du 25 mai 2018.

Qui est concerné par le GDPR ?

Toute entreprise procédant à des traitements de données à caractère personnel, de citoyens de l’UE ou au profit de structures européennes, est concernée par le GDPR et ses mesures.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit :
toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

PRIVACY STATEMENT

REGLES RELATIVES A LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE DES INTERIMAIRES ET CANDIDATS-INTERIMAIRES d’ ACTA INTERIM

Nous attachons une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel. Au sein de notre organisation ACTA INTERIM, les données à caractère personnel que nous collectons auprès de tous les travailleurs sont donc utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité. Le présent document ‘Règles relatives à la protection de la vie privée’ décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelle fin. Enfin, nous vous informons au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.

Cette déclaration de protection des données vous est destinée lorsque  :

 Vous posez votre candidature chez Acta Intérim pour une mission en intérim chez l’une de nos sociétés clientes, pour un recrutement direct destiné à l’un de nos clients ou à Acta interim.

 Vous travaillez chez Acta Intérim en qualité d’intérimaire.

1. Qui contacter en cas de questions ?

ACTA INTERIM, ayant son siège social à 4800 VERVIERS, rue des Ecoles 34 à 4800 Verviers et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0456.332.045 est le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel. ACTA INTERIM déclare, en tant que Responsable du traitement, respecter la législation belge sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.

2. Qu’entend-on par données à caractère personnel  ?

Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit  :

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable  ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Lorsque le présent document parle de données à caractère personnel, il se réfère à cette définition du Règlement.

Il n’est pas traité de catégories particulières de données à caractère personnel. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend  :

le traitement des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

3. A quel moment sont collectées vos données personnelles  ?

Vos données personnelles sont collectées dès que vous les complétez ou les laissez sur notre site internet, lorsque vous vous inscrivez dans notre agence (en direct ou par courrier/fax/email ou tout autre média) ou lors de tout autre endroit (salon de l’emploi, journée de l’emploi organisée par différentes institutions, entreprise utilisatrice dans le but d’utiliser nos services, …)

Vos données personnelles sont également collectées lorsque vous les avez diffusées publiquement sur divers médias/sites (par ex. le Forem.be, LinkedIn,…). Nous vous demanderons confirmation de votre souhait de vous inscrire auprès de notre agence et ce dans le respect de la présente déclaration de protection des données.

4. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées  ?

Nous collectons et traitons différentes données à caractère personnel concernant nos travailleurs/candidats intérimaires. Il s’agit des données suivantes :

 Curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises au cours de l’entretien de recrutement

 Copies de brevet, diplômes, attestations, permis de conduire, carte d’identité

 Photos et vidéos

 Des informations utiles pour le paiement de la rémunération : votre numéro national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, votre numéro de compte bancaire, la composition de votre ménage, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail

 Votre salaire et vos fiches de salaire

 Le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence

 Formulaires d’évaluation

 Informations sur le nombre d’enfants et sur votre état civil

Plusieurs données spécifiques à caractère personnel vous concernant peuvent-être collectées  :

 L’extrait du casier judiciaire (exclusivement si cela relève d’une obligation légale chez Acta Interim ou chez notre client)

 Le certificat d’examen médical  : dans le cadre de la législation sur le bien-être au travail ainsi que pous la déclaration et la gestion des accidents de travail.

5. A quelle fin ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique du traitement  ?

Vos données sont utilisées pour la mise en œuvre des services Ressources Humaines que nous pouvons proposer, à savoir le recrutement et sélection, le travail intérimaire.

 Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont collectées à des fins d’administration des salaires, la base juridique étant l’exécution d’un contrat.

 Le nom d’une personne de contact est collecté de manière à ce que nous puissions contacter un membre de la famille ou un proche en cas d’urgence, la base juridique étant la nécessité de protéger les intérêts vitaux du travailleur.

 Vos curriculum vitae et lettre de motivation, les notes prises au cours des entretiens, ainsi que  les formulaires d’évaluation, tests, assesment, contrôle de références, la finalité étant d’assurer le suivi du trajet de recrutement et la base juridique étant notre intérêt légitime.

 Les photos et vidéos sont collectées et traitées afin de pouvoir les utiliser pour la communication interne , la base juridique étant votre consentement préalable.

 Les informations relatives à votre état civil et au nombre d’enfants à charge sont nécessaires pour les calculs à des fins fiscales et sociales.

6. Durée du traitement

Acta Interim ne conserve pas vos données plus longtemps qu’exigé par la loi ou par les règlements internes en vigueur de notre entreprise.

Les délais de conservation varient selon les objectifs du traiement de vos données et selon que vous soyez mis ou non au travail via Acta Interim.

Les données à caractère personnel des candidats-intérimaires sont conservées jusqu’à 5 ans après le dernier contact qualitatif. Après expiration de ce délai, nous vous recontacterons pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données en vue d’être contacté(e) à propos de fonctions disponibles, et si oui de de donner votre consentement à cet effet.

Les données à caractère personnel des intérimaires qui ont effectivement travaillé chez nous sont conservées pendant 5 ans après la conclusion du dernier contrat. Après expiration de ce délai de 5 ans, nous vous recontacterons pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données en vue d’être contacté(e) pour pourvoir certaines fonctions, et si oui de donner votre consentement à cet effet.

Vos données à caractère personnel sont en tout état de cause conservées conformément à la législation applicable en la matière et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps, par exemple en vue de nous défendre contre une action en justice.

7. Quels sont vos droits en tant que travailleur intérimaire  ?

Acta Intérim traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de protection des données. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment  :

a) Droit d’accès et de regard

Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, et de l’usage que nous en faisons conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

b) Droit de rectification, d’effacement et de limitation

Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. D’autre part, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel.

Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’administration des salaires et des données que nous sommes tenus de conserver et de traiter en vertu de la loi.

Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

c) Droit d’opposition

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.

d) Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autres responsables du traitement, et ce conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

e) Droit de retrait du consentement

Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

f) Décisions automatisées et profilage

Le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas/implique un profilage, et nous ne vous soumettrons pas /vous soumettrons à des décisions basées sur un traitement automatisé.

Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer à cette prise de décision basée sur un traitement automatisé.

g) Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec notre service chargé de l’administration du personnel via cette adresse email  : privacy@actainterim.be

h) Réclamations

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité belge de contrôle  : Commission de la protection de la vie privée, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : commission@privacycommission.be.

Ce droit peut être exercé sans préjudice d’un recours devant un tribunal civil.

Au cas où vous subissez un dommage du fait du traitement de vos données personnelles, vous pouvez intenter une action en dommages et intérêts.

8. Transfert à des tiers

Certaines de vos données personnelles que nous traitons sont transférées à des tiers. Il s’agit des données suivantes  :

a) Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont transmises d’une part à notre secrétariat social en vue de l’administration des salaires, et d’autre part aux instances publiques compétentes dans le cadre de nos obligations légales.

b) Vos nom, prénom et adresse e-mail sont transmis à notre provider IT l’entreprise) et/ou à notre cloud provider aux fins de la gestion de votre compte.

c) Transfert au fournisseur chargé de l’octroi des titres-repas et/ou éco-chèques.

Certains tiers traitent, pour le compte de notre organisation, des données à caractère personnel pour effectuer une tâche bien déterminée. Nous concluons avec toutes ces organisations, qui opèrent en qualité de sous-traitants, des contrats de sous-traitance et mettons tout en œuvre pour qu’elles puissent assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec votre consentement préalable.

Vos données seront transmises à nos clients dans le cadre de nos activités.

Votre dossier personnel peut aussi être transmis au cabinet d’audit pour la réalisation d’un audit en vue d’obtenir/conserver le label de qualité de la fédération professionnelle.

Dans de rares cas, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de divulguer vos données à caractère personnel à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une législation ou réglementation contraignante.

Sauf avec votre consentement préalable, aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou mise à disposition de tiers à des fins commerciales.

9. Sécurité et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

1. Mesures techniques

 Usage d’antivirus et pare-feu

 Mots de passe régulièrement modifiés

 Pas de disques durs non sécurisés

 E-mails chiffrés

 Sécurisation de l’accès aux données

 Cryptage des données

 Pas de back-up non sécurisés

 Travailler sur des disques durs sécurisés

2. Mesures organisationnelles

 Certaines personnes bien déterminées ont accès

 Procédure à suivre en cas d’incident

 Instructions à l’intention des travailleurs et collaborateurs

 Formation pour les travailleurs et collaborateurs

 Clauses de confidentialité

10. Changements

ACTA INTERIM se réserve le droit, à tout moment,  de modifier et/ou apporter des corrections à  cette politique relative à la protection des données. Ces changements seront annoncés sur ce site. Si vous continuez à utiliser le site Web après l'ajustement, la politique de protection des données adaptée s'appliquera à cette utilisation

La présente version a été rédigée en mai 2018.

Nous attachons une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel  !

Nous entendons traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles sont les données à caractère personnel vous concernant en tant que personne physique que nous traitons et quelles sont les finalités du traitement. D’autre part, nous donnons des explications sur les droits dont vous disposez pour garantir et éventuellement améliorer la protection de vos données.

1. Qui sommes-nous ?

Vos données sont traitées par ACTA INTERIM ayant son siège social à rue des des Ecoles n°34 à 4800 Verviers et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0456.332.045.

Au sein de notre organisation, les données sont uniquement accessibles aux personnes responsables qui doivent y avoir accès en fonction des tâches qui leur incombent.

Si vous avez des questions complémentaires et/ou si vous souhaitez de plus amples informations, vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse suivante  : info@actainterim.be

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons  ?

2.1. Données que nous collectons directement  :

Pour vous identifier : Nom, prénom, fonction/titre, adresse société, numéro de TVA ...

Pour vous contacter : Numéro de téléphone, numéro de fax, adresse e-mail ...

Pour établir des factures ou effectuer des paiements : numéro de compte en banque, ...

2.2. Données publiques et données que nous collectons indirectement  :

ACTA INTERIM traite parfois des données publiques.

Il peut s’agir par exemple de données qui sont soumises à une obligation de publication, comme la publication de votre nomination en tant qu’administrateur d’une société, ou bien de données que vous avez vous-même rendues publiques, comme des informations sur votre site Internet, …

Il peut s’agir aussi de données qui sont publiques par exemple parce qu’elles sont bien connues dans votre région ou bien parce qu’elles sont parues dans la presse. On pourrait citer aussi par exemple les informations publiées par la Banque Carrefour des Entreprises et par Graydon.

2.3. Données que vous nous communiquez spontanément

Lorsque vous nous contactez par téléphone, notre réceptionniste peut noter vos nom, prénom et numéro de téléphone afin d’établir une fiche de contact et de garder une trace des personnes qui font appel à nos services.

3. A quelles fins collectons-nous vos données à caractère personnel ?

En fonction de la situation, ACTA INTERIM a besoin de certaines informations vous concernant afin de pouvoir prester certains services. Les informations que xxxxx recueille et grâce auxquelles nous pouvons vous identifier sont dénommées données à caractère personnel.

Vous pouvez voir ci-dessous, selon la situation, pourquoi ACTA INTERIM collecte ces données à caractère personnel et à quelles fins vos données à caractère personnel seront utilisées.

Vos données sont, selon le cas, utilisées pour les finalités suivantes :

- Pour les personnes de contact chez les clients ou prospects lors d’une première prise de contact avec ACTA INTERIM : vos données sont nécessaires pour pouvoir exécuter correctement le contrat que vous concluez avec nous. En raison du fait que vous concluez un contrat avec nous, nous devons disposer des données à caractère personnel nécessaires pour pouvoir prester les services qui sont prévus au contrat.

Il s’agit principalement de données qui sont nécessaires pour échanger des informations avec vous dans le cadre de nos activités ou dans le cadre des services que vous restez en tant que fournisseur ou consultant.

Les données à caractère personnel qui sont collectées seront traitées sur le plan administratif et comptable. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne sera pas possible d’effectuer les prestations pour lesquelles vous avez conclu un contrat avec nous.

- Nouveaux contacts potentiels qui ont laissé leur carte de visite : si vous nous avez remis, d’une manière ou d’une autre, une carte de visite, nous vous enregistrons dans notre base de données. Comme vous nous avez laissé vos coordonnées, nous présupposons que vous consentez par là même à cet enregistrement dans notre base de données.

En outre, nous enregistrons aussi dans notre base de données les données vous concernant qui sont accessibles publiquement. Nous présupposons que nous sommes autorisés à conserver ces données à caractère personnel puisque vous les avez rendues publiques.

- Pour les fournisseurs : nous collectons les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat. Il s’agit essentiellement des adresses e-mail des personnes de contact pour permettre une communication facile.

4. Qui reçoit mes données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas transmises à des tiers.

ACTA INTERIM traite ces données à caractère personnel conformément aux finalités mentionnées au point 3. Seuls les collaborateurs de notre organisation qui ont besoin de vos données à caractère personnel dans l’exercice de leur fonction, pourront consulter celles-ci, ainsi qu’aux postulants (candidats/intérimaires).

Lors de l’organisation d’événements, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel (comme vos nom en prénom) aux organisateurs, et ce uniquement pour des raisons d’organisation et de sécurité.

Nous collaborons avec un certain nombre de tiers qui peuvent aussi consulter vos données à caractère personnel. Il s’agit des destinataires suivants :

- Comptables & consultants en matière fiscale

- Prestataires IT

- Agences d’audit

- Diverses instances officielles

5. Pendant combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées  ?

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités décrites au point 3.

Bien entendu, nous conservons vos données à caractère personnel conformément aux éventuels délais légaux et délais de prescription à respecter. Par exemple, pour les factures, le délai est de 7  ans.

6. Quels droits puis-je exercer pour garantir la protection de mes données à caractère personnel ?

6.1. Vous pouvez consulter vos données

Si vous souhaitez consulter les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, vous pouvez le faire en exerçant votre droit de regard.

ACTA INTERIM vous fournira un relevé aussi complet que possible des données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet. Nous pouvons d’ores et déjà confirmer que nous ne conservons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple des données relatives à la race, l’origine ethnique, la santé, l’orientation sexuelle, …).

Vous pouvez obtenir une copie des données à caractère personnel qui sont collectées.

6.2. Vous pouvez faire corriger vos données

S’il y a des changements dans vos données à caractère personnel (nom, adresse, adresse e-mail, …), vous pouvez toujours demander que celles-ci soient rectifiées ou complétées.

6.3. Vous pouvez demander l’effacement de vos données

Si vous estimez que nous traitons certaines données à caractère personnel sur une base illicite, c’est-à-dire sans finalité légitime pour ce faire, vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel soient effacées de nos fichiers.

6.4. Vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel

Si vos données à caractère personnel sont inexactes et que vous avez demandé de les adapter ou si vous estimez que nous traitons vos données sur une base illicite, vous pouvez demander d’en limiter le traitement.

Cela signifie que nous ne pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel qu’avec votre consentement. Nous pouvons certes continuer à conserver vos données, mais nous ne pouvons poursuivre le traitement sans votre consentement, excepté dans le cadre d’une procédure judiciaire, ou pour la protection de personnes physiques ou morales, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

6.5. Vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient directement transférées à un tiers

Si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de transférer les données que vous nous avez personnellement fournies, soit à vous-même, soit directement à un tiers. Le Règlement prévoit certaines limites à ce droit, de sorte que celui-ci ne s’applique pas dans tous les cas. Un examen au cas par cas est bien entendu nécessaire.

6.6. Vous pouvez parfois refuser que vos données soient traitées de manière entièrement automatisée

Certains traitements de données et processus sont effectués de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine. Nous n’en faisons cependant pas usage en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel.

Si cela devait cependant être le cas et si vous n’êtes pas d’accord avec un processus entièrement automatisé de ce type, vous pouvez exercer un droit d’opposition, de manière à ce que vos données à caractère personnel ne soient plus traitées de cette manière.

6.7. Vous pouvez retirer votre consentement

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement (cf. point 3), vous pouvez retirer ce consentement en tout temps. Nous aurons alors l’obligation d’effacer vos données.

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez prendre contact avec nous à l’adresse de contact mentionnée plus haut et préciser quel(s) droit(s) vous souhaitez exercer.

En outre, nous vous signalons que vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits tels qu’énoncés ci-dessus.